Муниципальное бюджетное учреждение культуры Егорлыкского района «Межпоселенческая центральная библиотека»
Основные виды документов, регламентирующие библиотечную деятельность.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Уважаемые коллеги!
Данные методические рекомендации ориентированны на документацию, которая должна находиться в каждой библиотеке, и сельской в том числе.
Итак, среди большого разнообразия видов деловых документов, находящихся в библиотеке, центральное место занимают:
- распорядительная документация - приказы директора, распоряжения администрации, постановления Совета при директоре, решения комиссий и т.д.
- информационно-справочная документация - протоколы заседаний клубов по интересам, акты приёма-сдачи фонда, акты на списание литературы, письма задолжникам и т.д.
- организационная документация - Закон о библиотечном деле, Положение о сельской библиотеке, служебные инструкции, правила пользования библиотекой, Стандарты по библиотечной деятельности, положение об услугах, инструкции по технике безопасности и т.д.
- специальная документация - Дневник работы библиотеки, План работы на год, Отчёт о работе библиотеки (форма 6-НК и текстовой информационный отчёт), План библиотечного обслуживания населения, формуляр читателя, паспорта каталогов, книга учёта библиографических справок, Тетрадь про - верки.работы.
- архивная документация - в библиотеке хранятся все виды перечисленной выше документации, согласно сроков хранения примерной Номенклатуры дел, разработанной в межпоселенческой центральной библиотеке.
Конечно, это примерный список.
В вашей конкретной библиотеке могут быть и другие документы.
Примерная номенклатура дел библиотеки сельского поселения.
Примерная номенклатура дел сельской библиотеки представляют собой систематизированный список названий дел, типичных для всех библиотек, с указанием сроков хранения дел. Она является основой для составления индивидуальной номенклатуры дел, заводимой в делопроизводстве библиотек, и будет способствовать правильному формированию дел, их систематизации и экспертизе ценности документов.
Примерная номенклатура разработана на основе изучения состава и содержания документов сельских (поселковых) библиотек, образующихся в результате документирования их деятельности, а также с учетом сложившегося опыта составления номенклатуры дел.
Разделами номенклатуры дел являются основные направления деятельности библиотеки, внутри которых дела расположены по степени их значимости.
Каждый раздел номенклатуры имеет свой номер, например: 01, 02, и т.д. Внутри каждого раздела дела располагаются по порядку, начиная с номера 1. Индекс каждого дела состоит из двух частей, из которых первая часть обозначает какое-либо направление деятельности библиотеки, а вторая часть - номер дела по порядку, например: 01-03, 02-09 и др. Индексация дел производится в целях правильного формирования документов в дела, облегчения их поиска и организации справочно-информационной работы по документам.
Для определения сроков хранения дел использовались Перечень типовых документов, образующихся в научно технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. от 15 сентября 2009 г Минкультуры России от 28.04.2011 N 412), Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (от 15 сентября 2009 г.), указания Росархива и Министерства культуры Российской Федерации о внесении изменений в сроки хранения документов. Все сроки хранения являются обязательными при составлении индивидуальной номенклатуры дел и могут быть изменены только в сторону увеличения по согласованию с архивными учреждениями. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено.
Каждая библиотека, независимо от наличия Примерной номенклатуры дел, должна иметь конкретную номенклатуру дел. Она составляется ответственным за делопроизводство и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности библиотеки. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру дела, которые в библиотеке не образуются.
По одному заголовку дела Примерной номенклатуры могут быть заведены несколько дел в конкретной номенклатуре, например, из обобщенного заголовка "Перспективные планы работы библиотеки" могут быть образованы дела "Перспективный план работы библиотеки на 2013-2015 годы", "План работы библиотеки к 70-летию Победы", "План мероприятий библиотеки к акции «Библионочь».
|
Индекс
|
Заголовок
|
Срок хранения
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
01. Общее руководство и организация работы
|
|
01-01
|
Приказы, указания, распоряжения, инструкции вышестоящих организаций по вопросам библиотечной работы
|
До минования надобности (ДМН)
|
|
|
01-02
|
Постановления, распоряжения местных органов власти, присланные для сведения и исполнения
|
ДМН
|
|
|
01-03
|
Положение о библиотеке, права и обязанности работников библиотеки
|
3 г.
|
После замены новыми
|
|
01-04
|
Регистрационное свидетельство библиотеки
|
3 г.
|
-"-
|
|
01-05
|
Приказы учредителя по основной деятельности. Копии
|
ДМН
|
|
|
01-06
|
Правила внутреннего распорядка библиотеки
|
1 г.
|
После замены новыми
|
|
01-07
|
Перспективные планы работы библиотеки
|
ДМН
|
|
|
01-08
|
Годовой план работы библиотеки
|
5 лет
|
|
|
01-09
|
Тематические планы работы библиотеки
|
10 лет
|
|
|
01-10
|
Годовой отчет о выполнении плана работы библиотеки
|
10 л.
|
|
|
01-11
|
Годовые статистические и текстовые отчеты библиотеки и функциональных отделов по всем основным видам деятельности библиотеки
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
01-12
|
Документы (акты, справки, обзоры) по итогам проверки работы библиотеки вышестоящими организациями
|
ДМН
|
|
|
01-13
|
Тетрадь инспекторских проверок
|
3 года
|
После окон-
чания тетради
|
|
01-14
|
Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства библиотеки
|
1 г.
|
После смены руководителя
|
|
01-15
|
Документы (обзоры, справки, докладные), представляемые в вышестоящие организации
|
До минования надобности
|
|
|
01-16
|
Документы (предписания, договоры, протоколы, переписка и др.) по организации противопожарной безопасности
|
3 г.
|
|
|
01-17
|
Документы (акты, паспорта, переписка) по подготовке библиотеки к зиме
|
3 г.
|
|
|
01-18
|
Переписка по вопросам деятельности библиотеки
|
3 г.
|
|
|
01-17
|
Переписка по административно-хозяйственным вопросам
|
1 г.
|
|
|
01-18
|
Письма, заявления, жалобы граждан, документы по их рассмотрению
|
5л.
|
|
|
01-19
|
Журнал регистрации писем, заявлений, жалоб граждан
|
3 г.
|
|
|
01-20
|
Журнал регистрации входящей корреспонденции
|
3 г.
|
|
|
01-21
|
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
|
3 г.
|
|
|
01-22
|
Номенклатура дел библиотеки
|
ДМН
|
|
|
02. Справочно-библиографическая работа
|
|
02-01
|
Указания, рекомендации вышестоящих организаций по вопросу справочно-библиографической работы
|
ДМН
|
|
|
02-02
|
Каталоги (систематические, алфавитные, предметные )
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
02-03
|
Методические указания по редактированию каталогов
|
ДМН
|
|
|
02-04
|
Методические разработки конференций, вечеров, и др. массовых мероприятий
|
5 л.
|
|
|
02-05
|
Библиотечно-библиографические классификаторы
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
02-06
|
Библиографические указатели литературы (алфавитные, предметные, тематические и др.)
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
02-07
|
Документы (заключения, сведения, справки) по вопросам справочно-библиографической работы
|
5 л.
|
|
|
02-08
|
Документы (мероприятия, поздравительные письма и др.) библиотеки к юбилейным и памятным датам
|
10 лет
|
|
|
02-09
|
Журнал учета выдачи библиографических справок и использования информации
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
02-10
|
Переписка по вопросам справочно-библиографической работы
|
3 года
|
|
|
03. Обработка и комплектование библиотечного фонда
|
|
03-01
|
Указания, рекомендации вышестоящих организаций по вопросам обработки и комплектования
|
До минования надобности
|
|
|
03-02
|
План комплектования библиотечного фонда
|
5 лет
|
|
|
03-03
|
Инвентарные книги или другие формы инвентарного учета библиотечного фонда
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
03-04
|
Книги или ведомости суммарного учета библиотечных фондов
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
03-05
|
Описи инвентарных номеров
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
03-06
|
Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеки литературу
|
3 года
|
После про-
верки биб-
лиотечного фонда
|
|
03-07
|
Приходные акты на литературу, полученную без сопроводительного документа
|
3 года
|
-"-
|
|
03-08
|
Заявления, докладные записки о получении литературы в дар
|
5 лет
|
-"-
|
|
03-09
|
Тетрадь учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
03-10
|
Акты приема литературы от читателей, потерявших библиотечные книги
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
03-11
|
Акты о покупке книг у частных лиц
|
-"-
|
|
|
03-12
|
Акты списания литературы
|
-"-
|
|
|
03-13
|
Акты списания периодических изданий
|
10 л.
|
После про-
верки биб-
лиотечного фонда
|
|
03-14
|
Акты проверки библиотечных фондов
|
До ликвидации библиотеки
|
|
|
03-15
|
Переписка о комплектовании библиотечного фонда
|
3 года
|
|
|
04. Обслуживание читателей
|
|
04-01
|
Правила пользования библиотекой и памятки читателям
|
До замены новыми
|
|
|
04-02
|
Тексты лекций, обзоров, программы работы клубов по интересам
|
До минования надобности
|
|
|
04-03
|
Договоры на межбиблиотечное абонементное обслуживание (МБА), картотеки абонентов
|
1 год
|
После исте-
чения срока действия
договора
|
|
04-04
|
Документы (карточки учета и получения литературы, требования, бланки-заказы, переписка) по обслуживанию читателей по МБА
|
3 года
|
|
|
04-05
|
Документы (договоры, акты, доверенности) о работе библиотечных пунктов
|
5 лет
|
|
|
04-06
|
Дневник ежедневного учета читателей и выданной литературы
|
3 года
|
|
|
04-07
|
Тетрадь учета отказов читателям в выдаче литературы
|
3 года
|
|
|
04-08
|
Картотека формуляров читателей
|
3 года
|
После пере -
регистрации читателей и выдачи книг
|
|
04-09
|
Картотека формуляров выданных книг
|
До ликвидации библиотеки
|
Формуляры на утерянные книги уничто-
жаются после снятия книг с учета
|
|
04-10
|
Переписка о возвращении книг читателями
|
3 года
|
|
Составитель Е.Л.Черникова Отв. за выпуск В.Л.Ионина
МБУК ЕР «Межпоселенческая центральная библиотека», 2016
347660 Ростовская обл., ст-ца Егорлыкская, ул. Грицика.119
8-863-70-22-8-68 emrb@inbox.ru
|
